Khâu vận chuyển luôn là một trong những khâu quan trọng nhất trong kinh doanh. Đối với những doanh nghiệp lớn, hoạt động lâu năm thì dường như việc quản lý giao nhận sẽ gặp ít rắc rối và trở nên dễ dàng hơn. Thế nhưng với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc mới kinh doanh để giải quyết bài toán giao nhận là điều không hề dễ dàng. Vậy trong trường hợp nào doanh nghiệp có thể thuê giao vận ngoài

1. Tìm hiểu thông tin về giao hàng? Vai trò của giao hàng với doanh nghiệp

   a. Vài nét về khái niệm giao hàng

Giao hàng có lẽ là khái niệm đã quá quen thuộc trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta đặc biệt là trong kinh doanh. Không có khâu này thì sản phẩm bán ra sẽ khó có thể đến được với tay khách hàng. 

Giao hàng hay vận chuyển hàng hóa là một động từ chỉ sự di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng.

Hiểu một cách đơn giản thì giao hàng là hoạt động di chuyển, lấy hàng hóa từ nơi bán đến nơi người mua bằng nhiều hình thức và phương tiện khác nhau có thể là: xe máy, qua đường chuyển phát nhanh, qua bưu điện,...

Thông thường trong quá trình giao hàng sẽ có một đội ngũ luân chuyển hàng hóa mà mọi người vẫn hay thường gọi là shipper. Những người này có nhiệm vụ mang hàng hóa đến đúng địa chỉ cho khách hàng. Yêu cầu cần phải đảm bảo được thời gian,  có tác phong chuyên nghiệp và làm việc theo sự hướng dẫn của quản lý.

Những người làm nhiệm vụ giao hàng luôn mang tính chuyên nghiệp, đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn khi giao tới tay khách hàng, đúng địa điểm và luôn có xác nhận khi hàng hóa đã được giao.

   b. Vai trò của giao hàng đối với doanh nghiệp

Không chỉ đối với doanh nghiệp mà giao hàng còn rất quan trọng trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Trong kinh doanh, nó giữ một vị trí vô cùng quan trọng.

Khâu giao hàng sẽ là khâu ảnh hưởng trực tiếp không những đến lợi nhuận kinh doanh mà quan trọng hơn là nó ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Nếu như không làm tốt khâu này, chắc chắn bạn sẽ gặp phải một số khó khăn như:

+ Điều đầu tiên tác động trực tiếp đó là doanh thu của doanh nghiệp sẽ bị giảm

+ Uy tín của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng đôi khi chỉ vì: shipper giao hàng không đúng thời gian, hoặc shipper có thái độ không tốt sẽ khiến khách hàng không hài lòng và có ấn tượng không tốt về doanh nghiệp của bạn.

Công việc giao hàng, vận chuyển hàng hóa luôn đi đôi và có vai trò cực kỳ quan trọng với cuộc sống con người.

Có thể thấy tất cả mọi hoạt động hàng ngày đều liên quan đến giao hàng hay vận chuyển hàng hóa. Nếu coi toàn bộ nền kinh tế là một cơ thể sống, trong đó hệ thống giao thông là các huyết mạch thì giao hàng là quá trình đưa các chất dinh dưỡng đến nuôi các tế bào của cơ thể sống đó.

2. Khi nào doanh nghiệp nên thuê giao vận bên ngoài?

Đã có khi nào bạn thấy lợi nhuận của doanh nghiệp mình bị giảm chỉ vì khâu  giao hàng không tốt nhưng bạn lại chưa tìm được cách quản lý hiệu quả.  Và điều bạn nghĩ đến là thuê hãng giao vận bên ngoài chưa. Trên thực tế đây là giải pháp mà hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng. Vậy có những nguyên nhân phổ biến nào khiến người làm kinh doanh nên thuê các hãng giao vận bên ngoài:

   a. Chưa có nhiều kinh nghiệm trong khâu giao vận hàng hóa

+ Một việc làm mà bạn chưa có nhiều kinh nghiệm chắc chắn bước đầu sẽ có những khó khăn nhất định. Nếu không có đủ bản lĩnh để tìm hướng giải pháp thì có lẽ bạn là người thất bại.

Chưa có kinh nghiệm trong khâu giao vận hàng hóa khiến bạn gặp rất nhiều  khó khăn để giải quyết tốt những vấn đề phát sinh.

+  Bạn có thể có đủ  kiến thức và kỹ năng trong việc vận chuyển một kiện hàng đến tận nơi cho khách hàng với  giá rẻ và ít sự cố nhất? Đương nhiên, câu trả lời là có thì  bạn nên nghĩ xa hơn đó là bạn có đảm bảo được điều trên không chỉ với một, hai đơn hàng, mà là hàng trăm, hàng ngàn hay thậm chí là hàng triệu đơn hàng không?

+ Thêm chút nữa là website của bạn có kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý giao vận không? Nếu bạn đang quản lý các đơn hàng bằng cách nhập tay vào excel, hay tệ hơn là viết giấy, thì rủi ro (mất mát hàng, hao hụt tiền …) là rất lớn, chưa kể công việc nhàm chán đấy thật là cực hình.

   b. Bạn chưa có kế hoạch chi tiết cho khâu vận hành

Dù làm bất cứ một việc gì nếu  không có kế hoạch chi tiết  thì sẽ rất khó khăn trong quá trình hoạt động. Riêng ngành giao hàng là ngành dịch vụ đã rất phức tạp vì nó liên quan đến nhiều người, nhiều  công đoạn và nếu  như không có kế hoạch chi tiết thì khi có những phát sinh, khó khăn doanh nghiệp bạn không biết  phải giải quyết  ra sao.

Hầu hết khi bắt đầu kinh doanh mọi người đã có kế hoạch theo từng giai đoạn cụ thể (chiến lược, nguồn hàng, quảng cáo, tăng trưởng …). Nhưng không phải ai cũng tính đến việc vận hành ở từng giai đoạn phát triển: nhân sự kho vận, giao hàng, kế toán, thu ngân, diện tích kho bãi, phần mềm quản lý. Nếu bạn cũng chưa thì lời khuyên của tôi là bạn nên bắt tay vào ngay bởi chúng thật rất quan trọng, tránh cho bạn lâm vào tình thế rối tinh lên đến nỗi bị ngập chẳng thể giải quyết nổi.

   c. Số lượng đơn hàng thay đổi theo từng thời kỳ

Khi lượng đơn tăng, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần thêm nhân sự giao hàng và  phần mềm  hỗ trợ để quản lý shipper chặt chẽ hơn.

Bạn có lường trước được rằng ở các giai đoạn phát triển khác nhau, thì cửa hàng/doanh nghiệp của bạn sẽ cần quy mô vận hành khác nhau không? Trong trường hợp doanh nghiệp bạn kinh doanh tốt, lượng đơn hàng ngày một tăng hẳn sẽ cần thêm nhân viên kho, nhân viên giao hàng, chăm sóc khách hàng, kể cả phần mềm quản lý (bạn đã tiến bộ đến mức có phần mềm thì quả thật tôi chúc mừng bạn) cũng cần tăng thêm mới có thể đáp ứng được các đơn hàng tăng thêm.

Tình huống xấu là cửa hàng/doanh nghiệp của bạn đi xuống, hẳn sẽ có những lao động dư thừa, dẫn đến hao tiền tốn của để nuôi bộ máy đấy. Chưa kể các cụ nhà ta vẫn thường nói “nhàn cư vi bất thiện”. Ai biết được lúc nhân viên rảnh rỗi quá thì họ sẽ làm gì.

Việc thuê ngoài giao vận có thể giải quyết phần nào giúp bạn hoặc có thể sử dụng phần mềm quản lý shipper Movecrop để quản lý đội ngũ nhân viên giao  hàng của mình một cách chuyên nghiệp và có hiệu quả.

Trên đây là một số lý do khiến bạn nên thuê giao vận ngoài. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp phải tình trạng tương tự thì hãy nghĩ đến giải pháp thuê giao vận ngoài ngay nhé.

Chúc bạn thành công!